Права и обязанности секретаря-референта
Плановая хирургия — это такой подход в лечении, который характеризуется тем, что оперативное пособие оказывается пациенту в относительно благоприятный период течения заболевания, вне обострения. Что такое плановая хирургия можно узнать на сайте www.03bur.ru.
Многие до конца не знают, каковы обязанности секретаря. Однако следует четко понимать, что именно входит в должностную инструкцию данного сотрудника, прежде чем устраиваться на работу. Такая профессия как секретарь впервые появилась еще в Древнем Риме. Причем должность эта считалась важной и наделяла человека большой властью, поэтому выполнять обязанности секретаря мог только мужчина. Лишь к концу 19 века женщины получили возможность заниматься канцелярской работой.
Благодаря современному кинематографу у многих может сложиться мнение, что женщина на данной должности занимается лишь собственным внешним видом, приготовлением кофе и несложной работой с документами. Однако обязанности секретаря достаточно обширны, начиная от абсолютного владения компьютерными программами, заканчивая правилами бизнес-этикета и работы с клиентами. Если вы решили постичь все тонкости профессии, то стоит быть готовым к отсутствию четкого рабочего дня и абсолютно ненормированному графику работы. Ведь вам предстоит полностью подстроиться под особенности деятельности фирмы и привычный распорядок начальника.
На самом деле обязанности секретаря-референта предполагают наличие высшего образования, свободное владение английским языком, так как помощник руководителя в некотором смысле является его лицом, главной составляющей репутации компании. Распространенный образ сексуальной, но малообразованной женщины в жизни совершенно бесполезен, ведь к такому руководителю не будет серьезно относиться ни один партнер или клиент.
Итак, в чем же состоят функциональные обязанности секретаря? В первую очередь, на данной должности необходимо принимать входящие звонки и давать квалифицированный ответ на все вопросы. Для того чтобы быть осведомленной, следует четко знать расписание начальника, а также понимать тонкости специфики деятельности компании. Ответ на любой телефонный звонок должен проводиться с использованием устойчивых выражений, то есть, говорить нужно от третьего лица. Люди бывают разными, а секретарю необходимо в каждой ситуации уметь сохранять самообладание и не опускаться до грубости или повышения тона. Таким образом, культура общения считается одним из первостепенных моментов.
Кроме того, нужно понимать, что именно через секретаря проходит большое количество различных документов, касающихся основной деятельности фирмы и непосредственно принадлежащих руководящему составу. Необходимо обладать умением в короткие сроки систематизировать поток поступающих документов, дабы при необходимости найти требуемую папку. Своевременно организовать эффективную слаженную работу также является важнейшим умением, так как в обязанности секретаря входит прием посетителей, в том числе организация незапланированных встреч.
В некоторых фирмах на плечи данного сотрудника возложена ответственность за контролем наличия канцтоваров, обеспечивающих нормальную работу не только в секретариате, но и во всем офисе. Ну и конечно, приходится закупать элементарные продукты, так как для поддержания имиджа фирмы гостям следует предлагать чай, кофе и закуски. Для руководителя очень важно найти работника, который умеет точно и своевременно выполнять его указания, обеспечивая эффективную работу офиса. Грамотный секретарь должен быть компетентен в ряде финансовых вопросов, так как очень часто приходиться заполнять финансовые документы и направлять их в другие инстанции. Естественно, при допущении ошибок страдает лицо компании.
Таким образом, умный руководитель самостоятельно рассматривает каждую кандидатуру на должность секретаря. Во время проведения собеседования он пытается понять, насколько образован человек, коммуникабелен и способен принимать решения в экстремальных ситуациях.